Mötes- och konferenskoordinator

Location

Sweden, Södertälje

Apply by

2026-05-15

Om rollen

Som Mötes- och konferenskoordinator på The Dock tar du vid när bokningen är gjord och ser till att varje konferens, möte eller gruppvistelse blir genomtänkt, välplanerad och riktigt bra genomförd. Du ansvarar för att detaljplanera arrangemang, samordna information internt, hitta rätt lösningar för kunden och säkerställa att vi tar vara på varje möjlighet att skapa mervärde.

Det här är en nyckelroll på hotellet och en roll för dig som trivs i en dynamisk miljö där mycket händer samtidigt. Du behöver kunna hantera flera projekt parallellt, arbeta strukturerat och ha förmågan att se helheten i ett arrangemang – från första planering till genomförande och uppföljning. Du arbetar nära både gäster, reception, drift, restaurang och säljavdelning, och blir en viktig länk mellan bokning och leverans.

Rollen innefattar även administrativa och ekonomiska delar, såsom fakturering, uppföljning av arrangemang och hantering av provisionsrelaterade delar inom ansvarsområdet.

Det här är en nyckelroll för att skapa trygghet för gästen genom hela processen, säkerställa att verksamheten internt har rätt förutsättningar och bidra till att varje arrangemang blir välplanerat, genomfört och följt upp på ett professionellt sätt.


Det här kommer du att göra

  • Planera och koordinera konferenser, möten och gruppbokningar i detalj

  • Säkerställa att alla delar av arrangemanget är tydligt planerade och förankrade internt

  • Ha löpande kontakt med kunder och gäster inför genomförande

  • Skapa, anpassa och paketera lösningar utifrån kundens behov och önskemål

  • Arbeta aktivt med merförsäljning av tillägg, upplägg och upplevelser

  • Hålla kundvisningar och presentera hotellets möjligheter på ett inspirerande sätt

  • Följa upp att verksamheten har rätt information om kommande arrangemang

  • Hantera fakturering, administrativa uppföljningar och provisionsrelaterade delar inom rollen

  • Bidra till att varje gästupplevelse blir smidig, personlig och väl genomförd

  • Samarbeta nära övriga avdelningar för att säkerställa hög kvalitet i hela leveransen


Vi tror att du är

  • Serviceinriktad, strukturerad och bra på att skapa förtroende

  • Trygg i kunddialogen och van att skapa lösningar utifrån olika behov

  • Bra på att hantera flera uppgifter och projekt parallellt utan att tappa detaljerna

  • Stresstålig och trivs i en dynamisk arbetsmiljö där tempot stundtals är högt

  • Duktig på att se helheten i ett arrangemang och förstå hur detaljerna påverkar gästupplevelsen

  • Prestigelös och samarbetsinriktad, med lätt för att bygga goda relationer

  • En person som tycker om att både planera noggrant och få saker att hända i praktiken


Vi ser gärna att du har

  • Erfarenhet från konferens, bokning, eventplanering eller liknande roll

  • Gärna erfarenhet från hotell, mötesanläggning eller annan besöksnäring

  • God känsla för service, försäljning och kundbemötande

  • Erfarenhet av administrativ uppföljning, fakturering eller liknande ekonomiska moment

  • Vana att arbeta i bokningssystem och administrativa verktyg

  • God svenska och engelska i tal och skrift

  • God datorvana och gärna erfarenhet av Office-paketet


På The Dock gör vi det THE PEGA WAY

Personlighet, Engagemang, Glädje och Affärsmässighet – det är vår värdeskapande formel.

Hos oss ska det finnas höga ambitioner, mycket hjärta och en arbetsglädje som märks. Vi vill skapa en plats där både gäster och medarbetare känner energi, stolthet och lust att komma tillbaka.


Det här får du hos oss

  • En nyckelroll i ett hotell med höga ambitioner och mycket framtidstro

  • Möjlighet att vara med och utveckla mötes- och konferensupplevelsen på The Dock

  • En arbetsplats där hotell, möten, mat och spa tillsammans skapar något unikt

  • Ett sammanhang där du får påverka både drift, kultur och värdskap

  • Engagerade kollegor, högt tempo och stora möjligheter att sätta avtryck

  • Friskvårdsbidrag

  • Personalförmåner inom Winn Hotel Group, samt inom Strawberry & Nordic Hotels & Resorts


Bra att veta

  • Anställningsform: Tillsvidare, med inledande provanställning enligt överenskommelse

  • Omfattning: Heltid

  • Placering: The Dock, Södertälje

  • Tillträde: Enligt överenskommelse

  • Lön och villkor: Individuell lönesättning enligt gällande avtal

  • Sista ansökningsdag: Rekrytering sker löpande


Har vi fångat ditt intresse? 

The Dock drivs av Winn Hotel Group. För att läsa mer och skicka in din ansökan – klicka vidare till oss här.